Dit is een gastblog geschreven door Karen van Staalduine van KVS Administraties.
Wanneer je net begint met je bedrijf is het handig om je administratie meteen goed op te zetten, maar ook als je al langere tijd bezig bent is het goed om nog even te checken of jij je administratie goed bijhoudt. Hier vind je nog 8 tips voor het opstarten van je bedrijf.
Een goede administratie is van levensbelang voor je bedrijf. Dit bedoel ik letterlijk; zonder administratie weet je niet wat je winst is en hoeveel belasting je moet betalen. Mocht er dan later een controle komen van de belastingdienst dan kun je in de problemen komen. Gelukkig valt het wel mee hoeveel je moet doen, zolang je het maar regelmatig bijhoudt.
De administratie moet je zeven jaar bewaren. Niet alleen je inkoop- en verkoopfacturen en bankafschriften, maar ook je agenda, je aantekeningen, je contracten, correspondentie en software/databestanden.
Allereerst is het van belang om een zakelijke
bankrekening te nemen. Dit is niet wettelijk verplicht maar staat
professioneler dan een privébankrekening.
Bijkomend voordeel is dat je een bankkoppeling kunt maken met een
boekhoudpakket zodat je niet elke keer hoeft in te loggen in de bankomgeving en
mutaties hoeft te downloaden.
Zelf doen of uitbesteden
Denk goed na over of je de administratie zelf gaat doen of dat je het uitbesteedt. Veel startende ondernemers willen geen geld uitgeven aan zaken die ze zelf kunnen doen. Daar ben ik zelf ook schuldig aan. Nu, na me 2 jaar te hebben geërgerd aan mijn zelfgemaakte site heb ik dit jaar het grafische deel uitbesteed. Ik ben nu heel trots op mijn website.
Als je beslist om je administratie uit te besteden kan je dat veel geld opleveren, je kan namelijk nooit alle regels weten en alles over wetswijzigingen bijhouden. Ik lees bijvoorbeeld elke dag een samengestelde mail met alle nieuwe wetgeving en uitspraken van rechtszaken van die dag. Daardoor kan ik je ook tips geven en informeren als er iets verandert.
Mocht je het zelf willen doen, maar toch een steuntje in de rug willen; ik heb intussen de dienst waarbij ik elke maand de administratie voor je controleer in je eigen boekhoudprogramma.
Als je de administratie zelf gaat doen, koop dan een basis administratieboek zoals Administratie voor Dummies of doe een cursus. Zo leer je de basis van de administratie en boekhouding kennen.
Je kunt veel googelen, maar dit zou ik niet doen. Veel informatie is achterhaald of gewoonweg fout. Als je bijvoorbeeld op ‘eten en drinken aftrekbaar’ zoekt, zie je dat alles van voor 2016 uitgaat van een aftrekpercentage van 73,5%, terwijl dat inmiddels al 80% is.
Administratie opzetten
Koop/maak de volgende zaken:
- een map om je administratie in te archiveren
- tabbladen zodat je de verschillende dagboeken uit elkaar kan houden.
- een aantal postvakjes waar je je bonnen/belastingbrieven waarmee je nog wat moet doen in bewaart zodat dit een vaste plek op je werkplek heeft.
- een mappenstructuur op je computer om alle digitale zaken te bewaren
- een urenregistratieprogramma (of sjabloon in Excel)
- een kilometerregistratieprogramma (of sjabloon in Excel)
- zoek een boekhoudprogramma dat bij jou past (niet in Excel, daar sluipen zo snel fouten in die je vaak pas later doorhebt).
De dagboeken
Een administratie bestaat uit de volgende dagboeken:
- Het verkoopboek
- Het inkoopboek
- Het bankboek
- Het kasboek
- Het memoriaal
Daarnaast moet je natuurlijk je btw-aangiftes doen en na het afsluiten van het jaar de aangifte inkomstenbelasting.
Het verkoopboek
In je verkoopboek doe je al je verkoopfacturen.
Waar een verkoopfactuur aan moet voldoen lees je in dit artikel.
Het inkoopboek
Hierin doe je alle facturen die binnenkomen, die jij moet betalen. Ik zie vaak dat beginnende ondernemers de kosten pas in de boekhouding zetten als ze betaald hebben. Dit “kasstelsel” mag alleen als je een van de volgende beroepen hebt:
- winkeliers (waaronder webwinkels)
- marktkooplieden
- schoenmakers (voor het repareren van schoenen)
- kappers
- glazenwassers
- wasserijen
- fietsenmakers
- schoonheidsverzorgingsbedrijven
- behangers
- stoffeerders
- horecabedrijven
- autorijscholen
- advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen
- ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten leveren vanuit een inrichting die bestemd is voor het leveren van goederen en diensten aan particulieren
- of als je niet bij een van bovenstaande beroepen hoort, maar je wel langer dan 1 kalenderjaar voor ten minste 80% goederen of diensten aan particulieren verkoopt (dien dan een verzoek in bij je belastingkantoor o mogen doen).
Alle andere ondernemingen moeten het “factuurstelsel” hanteren: zodra je een factuur verstuurt of krijgt boek je de factuur in op de factuurdatum. Dus ook al betaal je een factuur in kwartaal 2, als je hem in kwartaal 1 hebt gekregen gaat de btw mee in de btw-aangifte van kwartaal 1.
Het bankboek
In het bankboek doe je alle bankafschriften en pinbonnen. Zonder de pinbonnen kan je geen btw aftrekken omdat je geen bewijs hebt dat er btw in rekening is gebracht. Per bankrekening heb je een bankboek, dus ook voor je spaarrekeningen. Mocht je een gemengde privérekening hebben waar ook zakelijk van betaald wordt en zakelijk binnenkomt, dan heb je geen bankboek nodig maar een “memoriaalboek”. Hier zet je alleen de betalingen in die met de zaak te maken hebben.
Het kasboek
Een kasboek is verplicht zodra je contant geld binnenkrijgt en vaak zakelijk contant betaalt. Als je dus zo nu en dan een contante betaling doet dan kan je dit boeken in het memoriaalboek:Zet de kosten op de zaak, de tegenboeking is “privé onttrekkingen en stortingen”. Je hebt dan wel in ieder geval de bon nodig van de contante transactie.
Als je wel een kasboek moet bijhouden doe dit dan op de volgende manier:
Bewaar alle kasbonnen op datum in de fysieke map onder het tabblad “Kas”. Geef elke kasbon een opvolgend nummer, de nieuwste komt telkens bovenaan.
Maak een sjabloon in Excel om alle transacties bij te houden. In dit sjabloon staan de volgende zaken:
- een beginsaldo (dit is het eindsaldo van de vorige maand)
- een eindsaldo dat overeen moet komen met de fysieke inhoud van je kas.
- een telling van alles wat in je fysieke kas zit (per munt en biljet apart)
- per rij vul je de volgende dingen in:
- bonnummer
- datum
- omschrijving wat het is plus winkelnaam
- eventueel een opmerking
- of het een ontvangst of uitgave is
- hoeveel het bedrag is, btw apart gespecificeerd
- het saldo na deze boeking
- op welke grootboekrekening dit geboekt moet worden.
Later boek je dit gehele kasboek in je boekhoudprogramma in.
Het memoriaalboek
Dit is een dagboek waar alle “overige financiële mutaties” in komen. Je kunt hier de volgende mutaties kwijt:
- je kilometervergoeding voor je privéauto
- alles wat je per ongeluk via privé hebt betaald
- de afschrijvingen van bijvoorbeeld je inventaris
- de jaarafsluitingsboekingen (bijvoorbeeld de btw-afsluitpost als je boekhoudprogramma dat niet automatisch doet).
Kosten boeken
Het meest lastige aan een administratie is: wat mag je als kosten opgeven? De belastingdienst zegt hier het volgende over:
“Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.”
Dus zolang je een onderbouwing hebt kan je redelijkerwijs veel aftrekken als kosten voor je onderneming. Wel zijn er uitzonderingen, hieronder de meest voorkomende:
Kantoorinrichting
De inrichting, meubels, van je kantoor aan huis zonder eigen voordeur of sanitair is niet aftrekbaar van je bedrijf. De belastingdienst ziet dit als persoonlijke inrichting. Wel kun je je pc, je printer en je kantoorbenodigdheden aftrekken.
Werkkleding
Kleding voor je werk kan je alleen aftrekken van je omzet als er of een 70cm2 logo op de buitenkant van het kledingstuk zit of het niet privé te gebruiken is (zoals een schildersoverall) of die je achterlaat op je werk (wat vaak niet kan omdat je als ondernemer vaak overal en nergens bent).
Representatiekosten
Hieronder vallen o.a. eten en drinken dat je onderweg nuttigt en relatiegeschenken. Van eten en drinken dat je onderweg nuttigt mag je niet de btw aftrekken en maar 80% van de gehele kosten op de zaak zetten. Hoe je relatiegeschenken boekt is elke keer anders.
Twee voorbeelden:
- Als je iets aan iemand wil geven die (nog) geen klant of leverancier van je is, dan is dit geen relatiegeschenk maar overige verkoopkosten. Je mag hiervan 100% de kosten aftrekken en ook de btw mag je terugvragen van de belastingdienst.
- Als je een bloemetje koopt voor een bestaande relatie mag je de btw niet aftrekken en mag je maar 80% van de kosten van je omzet aftrekken.
Afschrijvingen
Alle fysieke spullen die je koopt (inclusief je website) die boven de 450 euro exclusief btw zijn, moet je in 5 jaar afschrijven (behalve in je eerste startersjaar, dan kan je ervoor kiezen om het gehele bedrag in 1x op kosten te zetten). De btw mag je wel in het jaar van aankoop in een keer op de btw-aangifte zetten.
Je bedenkt een redelijke “restwaarde” van het product, de overige kosten zet je op de balans. Aan het eind van ieder jaar zet je 1/5 van dat product op kosten en haal je die 1/5 van de balans af. De restwaarde blijft staan totdat je het product hebt weggegooid of verkocht.
Karen van Staalduine is boekhoudster vanuit haar bedrijf KVS Administraties. Heb jij hulp nodig bij het opzetten van je administratie of wil je de hele boekhouding uitbesteden? Kijk dan eens op haar website welke dienst het beste bij jou past.
Bedankt voor deze duidelijke uiteenzetting voor het opzetten van administratie. Ik ben omwille van corona moeten gaan freelancen. Ik wil de boekhouding wel vanaf het begin op orde hebben. Met deze tips kan ik verder.